Zemkopības ministrijas organizēto pasākumu laikā apmeklētāju fotografēšanas, filmēšanas un audio ierakstu veikšanas politika
1. Personas datu apstrādes mērķis
Zemkopības ministrijas (turpmāk – Ministrija) pasākumu atspoguļošana plašsaziņas līdzekļos, Ministrijas portālā, sociālajos tīklos u.tml., lai nodrošinātu sabiedrību ar informāciju par Ministrijas darbību un aktualitātēm Ministrijas pārraugāmajās nozarēs.
2. Apstrādājamie personas dati
Apmeklējot Zemkopības ministrijas organizētos pasākumus, pasākuma apmeklētāji (turpmāk – personas) var tikt fotografēti, iemūžināti videomateriālos. Aicinot personas sniegt interviju vai viedokli par pasākuma norisi, intervijas ierakstot audiāli var tikt fiksēta personas identificējoša informācija, piemēram, vārds un uzvārds, vizuālais tēls, kā arī papildus informācija, ko persona vēlēsies sniegt. Iepriekšminētā informācija var tikt publicēta un izmantota, lai nodrošinātu sabiedrību ar informāciju par Ministrijas darbību un aktualitātēm Ministrijas pārraugāmajās nozarēs. Videoieraksti, fotoattēli var tikt publiskoti Ministrijas portālā, sociālajos tīklos, kā arī jebkurā plašsaziņas līdzeklī. Tāpat, it sevišķi, ja persona ir uzaicināta ierasties uz kādu no Ministrijas organizētajiem pasākumiem, lai nodrošinātu pasākuma drošu norisi, no personas var tikt papildus pieprasīta informācija, kas identificē personu (vārds, uzvārds, personas kods u.tml.).
3. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
3.1.Personas datu apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1.punkta a) un f) apakšpunktu.
3.2.Personas piekrišana ir saistoša, ja tā tiek sniegta mutiski (pirms pasākuma un šajā politikā personai tiek sniegta informācija par to, ka tiks veikta personas datu apstrāde un persona, apmeklējot pasākumu, sniedzot intervijas, apzināti fotografējoties un filmējoties, piekrīt, ka tās personas dati tiks izmantoti šajā politikā norādīto mērķu sasniegšanai).
3.3.Ministrijai ir leģitīma interese, atspoguļot organizēto pasākumu norisi un pasākumus, kurus tā organizē vai kuros ņem dalību. Informācija par pasākumu norisi var tikt publicēta plašsaziņas līdzekļos, Ministrijas portālā, sociālajos tīklos tml., tādejādi nodrošinot sabiedrību ar informāciju par Ministrijas darbību un aktualitātēm Ministrijas pārraugāmajās nozarēs. Ministrijai, izvēloties, kādu informāciju publicēt, vienmēr piemēro visaugstākos ētikas standartus, tādejādi nodrošinot, ka ar publikācijām netiks aizskartas personas tiesības un brīvības. Ministrija apzinās, ka nav zināmi visi fakti un apstākļi, kas var radīt ietekmi uz personas tiesību un brīvību apdraudējumu. Tādēļ, lai nodrošinātu godprātīgu datu apstrādi, personas ir tiesīgas sazināties ar Ministriju un izteikt iebildumus vai priekšlikumus personas datu apstrādei.
4. Personas datu glabāšanas termiņš
Ministrija uzglabās iegūto informāciju līdz tās tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim. Ministrija informāciju, kura iegūta pasākumu laikā, izmantos arhīva veidošanai. Tādēļ attiecīgā informācija tiks glabāta patstāvīgi, ja vien nebūs šajā politikā minētie priekšnoteikumi tās dzēšanai vai Ministrija nebūs atzinusi, ka attiecīgā informācija nav izmantojama mērķa sasniegšanai.
5. Piekļuve pie personas datiem
Personas datu saņēmēji – Ministrijas nodarbinātie, personas datu apstrādātāji, tiesībsargājošās un uzraugošās institūcijas. Ņemot vērā, ka dati tiks publiskoti, lai nodrošinātu sabiedrību ar informāciju par Ministrijas darbību, un aktualitātēm, Ministrijas pārraugāmajās nozarēs materiāli būs pieejami plašākai sabiedrībai. Tā kā personas dati var tikt apstrādāti elektroniskajā vidē, Ministrijai var būt sadarbības partneri (google.com (google analytics), facebook.com, twitter.com, u.tml.), kas ir atzīstami par uzņēmumiem, kas darbojas Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalstīs. Šajā gadījumā Ministrija aicina iepazīties ar šo uzņēmumu privātuma politikām vai vērsties Ministrijā ar lūgumu sniegt papildu informāciju par sadarbības nosacījumiem.
6. Personas informēšana par datu apstrādi
Persona tiek informēta, izmantojot daudzlīmeņu pieeju. Izziņojot informāciju par pasākumiem, Ministrija sniedz pamatinformāciju personām portālā www.zm.gov.lv un kā arī pirms vai pasākuma laikā.
7. Datu subjekta tiesības
7.1. Personām ir tiesības pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt Ministrijai veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz pasākuma apmeklētāju, vai tiesības iebilst pret apstrādi (tajā skaitā pret personas datu apstrādi, kas veikta pamatojoties uz Ministrijas leģitīmajām interesēm), kā arī tiesības uz datu pārnesamību. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Ministrijas pienākumiem, kas tam ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs.
7.2. Personas var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
7.2.1.rakstveida formā klātienē, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
7.2.2.elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu;
7.3.Saņemot personas pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Ministrija pārliecinās par datu personas identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.
7.4.Ministrija personai atbildi sūta pa pastu uz norādīto kontaktadresi ierakstītā vēstulē vai citā personas izvēlētā veidā.
8. Personas datu aizsardzība
8.1. Ministrija nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo personu datu aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to nodrošinātu, Ministrija izmanto atbilstošas tehniskās un organizatoriskās prasības, t.sk., izmantojot ugunsmūrus, ielaušanās atklāšanas, analīzes programmatūras un datu šifrēšanu.
8.2. Ministrija rūpīgi pārbauda visus pakalpojuma sniedzējus, kas Ministrijas vārdā un uzdevumā apstrādā personu datus, kā arī izvērtē, vai sadarbības partneri pielieto atbilstošus drošības pasākumus, lai personas datu apstrāde notiktu atbilstoši Ministrijas uzdevumiem un pienākumiem un ārējos normatīvos aktos noteiktām prasībām.
8.3. Drošības incidenta gadījumā, kas rada augstu risku personas tiesībām un brīvībām, Ministrija nekavējoties sazināsies ar personām, kuru dati ir tikuši ietekmēti. Gadījumā, ja šādas informācijas sniegšana nav iespējama vai tā prasītu nesamērīgi lielas pūles, informācija par incidentu tiks publiskota Ministrijas portālā vai plašsaziņas līdzekļos (TV, radio, laikrakstā, sociālajos tīklos, u.tml.).
9. Datu aizsardzības speciālists, informācija par Ministriju
9.1. Datu aizsardzības speciālista uzdevumi ir informēt un konsultēt Ministrijas nodarbinātos jautājumos, kas saistīti ar Personas datu apstrādi, uzraudzīt Regulas noteikumu ievērošanu Ministrijā, sadarboties ar uzraudzības iestādi, kā arī konsultēt Personas, kuras vēršas Ministrijā, ar datu apstrādi saistītos jautājumos.
9.2. Personai ir tiesības saņemt atbildes uz jautājumiem, kas saistīti ar tās datu apstrādi, atsaukt iesniegto piekrišanu, iesniegt ar datu apstrādi saistītu sūdzību. Persona var sazināties ar Ministriju pa e-pastu zm[a]zm.gov.lv, vai sūtot vēstuli uz adresi Republikas laukums 2, Rīga, LV-1981, Latvija ar atzīmi “Datu aizsardzības speciālistam” vai sazināties ar Datu aizsardzības speciālistu, sūtot uz e-pastu das[a]zm.gov.lv.
9.3. Ja Ministrijas vai datu aizsardzības speciālista sniegtā atbilde Personu neapmierina, tai ir tiesības vērsties Datu valsts inspekcijā, sazinoties pa e-pastu info[a]dvi.gov.lv vai zvanot pa tālruni: 67223131
Personas datu apstrādes politika
I.Vispārīgie noteikumi
1. Personas datu apstrādes politika nosaka vispārīgo kārtību, kādā Zemkopības ministrija, reģ.nr. 90000064161, juridiskā adrese Republikas laukums 2, Rīga, LV-1981, Rīga veic personas datu apstrādi.
2. Saziņa ar Zemkopības ministriju iespējama:
2.1. klātienē Republikas laukums 2, Rīga;
2.2. telefoniski, zvanot pa tālruni 67027010
2.3. sūtot e-pasta vēstuli uz adresi zm@zm.gov.lv
3. Personas datu likumīgas apstrādes nodrošināšanai un uzraudzībai Zemkopības ministrija ir iecēlusi datu aizsardzības speciālistu.
4. Saziņa ar Zemkopības ministrijas datu aizardzības speciālistu iespējama, nosūtot e-pasta vēstuli uz adresi das[a]zm.gov.lv vai, nosūtot vēstuli uz Zemkopības ministrijas juridisko adresi Republikas laukums 2, Rīga, LV-1981 ar norādi “Datu aizsardzības speciālistam”.
5. Atkarībā no datu apstrādes veida un situācijas Zemkopības ministrija var noteikt detalizētākus datu apstrādes noteikumus līgumos vai citos ar pakalpojumiem saistītos dokumentos.
6. Zemokopības ministrija īsteno personas datu apstrādi likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā, kā arī veic atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai bojāšanu.
7. Zemkopības ministrija datu apstrādi veic iespējami minimālā apjomā tikai apstrādei paredzētā mērķa sasniegšanai.
8. Personas datu apstrāde tiek pārtraukta, un dati tiek iznīcināti, tiklīdz sasniegts datu apstrādes mērķis.
II.Personas datu apstrāde
9. Zemkopības ministrija veic fiziskas personas datu apstrādi, lai nodrošinātu pakalpojumu sniegšanu, kā arī pildītu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus.
10. Zemkopības ministrija apstrādā fiziskas personu datus šādiem mērķiem un termiņos, kas noteikts Zemkopības ministrijas nomenklatūrā:
10.1. Dokumentu aprites organizācijai;
10.2. Pakalpojumu sniegšanas un klientu apkalpošanas pārvaldības nodrošināšanai zemkopības nozarē;
10.3. Nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanai;
10.4. Zvejas kuģu kapteiņu reģistrācijai;
10.6. Personāla pārvaldībai;
10.10. Piedāvājumu un pretendentu vērtēšanai saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu;
10.11. Elektroniski pārdoto makšķerēšanas, vēžošanas un zemūdens medību karšu uzskaitei;
10.12. Apbalvošanas procesa nodrošināšanai;
10.14. Informācija par personām, kam konstatēti neatbilstoši veikti izdevumi saistības ar Eiropas Savienības fondu (ELFLA, EZF, EJZF, ELGF) finansējumu;
10.15. Personas dati tiek apstrādāti lauksaimniecības pakalpojumu kooperatīvo sabiedrību un mežsaimniecības pakalpojumu kooperatīvo sabiedrību atzīšanas procesa ietvaros;
10.17. Sagatavojot admistratīvos aktus un tiesu lietas;
10.19. Sertificēto personu un veterinārmedicīniskās prakses vietu reģistrēšanai;
10.20. Dzīvnieku ķērāja reģistrācijai un apliecības izsniegšanai;
10.21. Personas, kura izplata veterinārās zāles, reģistrācijai;
10.22. Organizēto pasākumu laikā apmeklētāju fotografēšanas, audiālo ierakstu un filmēšanas arhīva veidošanai;
10.23. Informācijas un komunikāciju tehnoloģiju drošības nodrošināšanai.
11. Zemkopības ministrija fizisko personu datu apstrādē neveic profilēšanu.
12. Personas datu apstrādē Zemkopības ministrijas ir tiesīga piesaistīt fizisko personu datu apstrādātājus.
13. Zemkopības ministrija veic personas datu apstrādi tikai Eiropas Savienībā un/vai Eiropas Ekonomiskajā zonā.
III. Personas datu kategorijas
16. Zemkopības ministrija apstrādā fizisko personas datu kategorijas ievērojot Ministru kabineta 2013.gada noteikumos Nr.161 “Noteikumi par vienoto zemkopības nozares informācijas sistēmu” otrajā nodaļā iekļaujamo datu apjomu.
17. Zemkopības ministrija neveic savu klientu vai sadarbības partneru īpašu kategoriju personas datu apstrādi.
IV. Personas datu saņēmēji
18. Zemkopības ministrijas rīcībā esošie personas dati var tikt nodoti pēc piekritības atbilstošajai valsts institūcijai.
19. Zemkopības ministrija nenodod personas datus uz trešajām valstīm.
V. Datu subjekta tiesības
21. Datu subjektam ir tiesības:
21.1. Saņemt informāciju par to, vai Zemkopības ministrija apstrādā tā personas datus un pieprasīt izsniegt informāciju par sevi;
21.2. pieprasīt savu personas datu labošanu, ja tie ir nepilnīgi vai nepareizi;
21.3. iebilst pret savu personas datu turpmāku apstrādi, ja personas datu apstrādes pamatojums ir Zemkopības ministrijas leģitīmās intereses;
21.4. pieprasīt savu personas datu dzēšanu, piemēram, ja personas dati apstrāde notiek, pamatojoties uz datu subjekta piekrišanu, bet datu subjekts to ir atsaucis;
21.5. noteiktajos gadījumos pieprasīt datu apstrādes ierobežošanu attiecībā uz sevi;
21.6. uz datu pārnesamību, ņemot vērā regulētā tirgus ierobežojumus.
22. Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai, ja datu subjekts uzskata, ka personas datu apstrāde pārkāpj tā tiesības un intereses saskaņā ar piemērojamiem normatīvajiem aktiem.
VI. Izmaiņas politikā
23. Zemkopības ministrijai ir tiesības jebkurā brīdī vienpusēji grozīt šo personas datu apstrādes vispārējo politiku, taču vienlaikus nodrošinot atbilstību normatīvo aktu prasībām. Par grozījumu veikšanu Zemkopības ministrija izvieto informāciju mājaslapā, klientu portālā vai informē citos veidos.